Persónuvernd

Persónuverndaryfirlýsing Nýja Sendibílastöðin

1. Almennt Nýju Sendibílastöðinni kt. 490269-0969, Knarravogur 4, 104 Reykjavík („stöðin“), er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Nýja Sendibílastöðin leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari persónuverndaryfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum Nýja Sendibílastöðin safnar um einstaklinga og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað þær eru geymdar lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli Nýja Sendibílastöðin safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (hér eftir persónuverndarlög). 2. Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla persónupplýsinga? Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira. Í 2. og 3. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á persónuupplýsingum. Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu. Í 4. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á vinnslu persónuupplýsinga. 3. Hvernig vinnur Nýja Sendibílastöðin persónuupplýsingar? Hjá Nýja Sendibílastöðinni fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við persónuverndarlög. Nýja Sendibílastöðin gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar. Nýja Sendibílastöðin gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum: 1) Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti. 2) Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi. 3) Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er. 4) Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur. 5) Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á. 6) Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.

4. Um hverja safnar Nýja Sendibílastöðin persónuupplýsingum? Í starfsemi stövarinnar er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem stofnunin hefur undir höndum geta verið um: • starfsmenn þess, • eignarhald á fasteignum • seta einstaklinga í stjórnum félaga, • og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

5. Hvaða persónuupplýsingum safnar Nýja Sendibílastöðin? Nýja Sendibílastöðin safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því um hvaða starfsemi er að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast stöðin við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar. Nýja Sendibílastöðin safnar nauðsynlegum upplýsingum um starfsfólk, til dæmis upplýsingum um nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, viðveru, laun og fleira. 6. Tilgangurinn með söfnun persónuupplýsinga Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að: • Geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsmenn. • Geta veitt ákveðna þjónustu, til dæmis við vegfarendur. • Gæta að lögmætum hagsmunum stofnunarinnar. • Gæta að lögmætum hagsmunum annarra. • Uppfylla lagaskyldu.

7. Lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga Nýja Sendibílastöðin safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli: ● Til að uppfylla lagaskyldu. ● Til að uppfylla samningsskyldu. ● Á grundvelli samþykkis einstaklinga. ● Við verkefni í þágu almannahagsmuna eða beitingu opinbers valds. ● Til að unnt sé að stofn, hafa uppi eða verja réttarkröfu.

8. Hve lengi geymir Nýja Sendibílastöðin persónuupplýsingar? Stöðin geymir persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðir fyrirtækið þeim með öruggum hætti. 9. Frá hverjum safnar Nýja Sendibílastöðin persónuupplýsingum? Þá safnar Nýja Sendibílastöðin að meginstefnu til persónuupplýsingum beint frá þeim einstaklingum sem um ræðir en styðst einnig við opinberar skrár og upplýsingar frá öðurm stjórnvöldum í vinnslu sinni. Þegar og ef upplýsingum er safnað frá öðrum þriðju aðilum reynir stofnunin eftir fremsta megni að upplýsa viðkomandi um það. 10. Hvenær miðlar Nýja Sendibílastöðin persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju? Nýja Sendibílastöðin miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem eru ráðnir af stofnuninni til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitendur, sem sjá um að geyma gögn meðal annars og verktakar. Í þeim tilfellum gerir stofnunin vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum stofnunarinnar um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti. Í öðrum tilvikum getur einnig verið nauðsynlegt fyrir stöðina að miðla persónuupplýsingum til þriðju aðila, til dæmis þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum 11. Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið Nýja Sendibílastöðinni er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Nýja Sendibílastöðin gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

12. Réttindi einstaklinga Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá og réttar til að flytja eigin upplýsingar. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum. 13. Öryggi persónuupplýsinga Nýja Sendibílastöðin leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna. Auk þess stuðlar stofnunin að aukinni vitundarvakningu hjá starfsmönnum með reglulegri þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skal að öryggi persónuupplýsinga.

14. Samskiptaupplýsingar Nýju Sendibílastöðinnar Nafn: Nýja Sendibílastöðin Heimilisfang: Knarravogi 4, 104 Reykjavík. Netfang: ns@sendibilar.is Símanúmer: 568 5000.

15. Persónuverndarfulltrúi Hafi einstaklingar frekari spurningar um persónuverndaryfirlýsingu þessa geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúann okkar. Þetta eru samskiptaupplýsingarnar hjá honum: Nafn: Dattaca Labs Iceland ehf. Heimilisfang: Engjateigur 9, 101 Reykjavík. Netfang: dpo@dattacalabs.com.
Símanúmer: 517 3444.

16. Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd Dragi einstaklingar í efa að Nýja Sendibílastöðin meðhöndli persónuupplýsingar þeirra í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hafa þeir rétt til að senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is). 17. Endurskoðun á þessari persónuverndaryfirlýsingu Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig Nýja Sendibílastöðin vinnur með persónuupplýsingar. Verði breytingar gerðar á persónuverndaryfirlýsingu þessari verður tilkynnt um slíkt á heimasíðu stofnunarinnar www.sendibilar.is
Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingu taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt. Persónuverndaryfirlýsing þessi var samþykkt 23.03.2021.